Llega una factura al correo. Alguien abre el PDF, mira el CIF, comprueba que el proveedor existe, copia la base, el IVA y el total, teclea el número de factura y las fechas, y pasa a la siguiente. Entre cinco y diez minutos cada una. Si tu empresa recibe seiscientas facturas al mes, eso son setenta horas de alguien cualificado dedicadas a transcribir.
Hemos montado un producto para que eso deje de pasar. Se llama IA Facturas, lee cada factura que entra por correo y la registra en SAP Business One en unos treinta segundos. Lo hemos desarrollado junto a nuestros colegas de Expert One, Gold Partner de SAP en Madrid, que son quienes conocen el ERP por dentro mientras nosotros ponemos la parte de inteligencia artificial.
El problema no es teclear, es lo que arrastra
Las facturas se acumulan en el correo durante días. Los pagos se retrasan. El cierre mensual se va tres o cinco días más allá de lo previsto porque siempre falta meter algo.
Y luego están los errores. Una errata en un CIF o un importe genera un asiento incorrecto, y ese asiento aparece semanas después cuando alguien intenta conciliar y los números no cuadran. Corregirlo cuesta bastante más que los siete minutos que costó teclearlo mal.
Mientras tanto, dos personas con criterio contable se pasan media jornada copiando datos de un PDF a una pantalla en lugar de controlar, revisar y analizar, que es para lo que las contrataste.
Cómo funciona la digitalización de facturas con IA
El planteamiento es deliberadamente simple, porque las cosas complicadas no se usan.
Se define una cuenta de correo para recibir facturas. El sistema se conecta a ella y detecta cada mensaje nuevo con un PDF o una imagen adjunta. El motor de IA lee la factura y extrae el número, las fechas de emisión y vencimiento, el proveedor, el CIF, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA, el total y la moneda.
Con esos datos crea la factura en SAP Business One, en borrador o como documento definitivo según lo que decidas. La conexión es directa contra el Service Layer de SAP, sin middleware por medio ni licencias adicionales que pagar.
Funciona a cualquier hora. Una factura que entra un viernes a las diez de la noche está en SAP antes de las diez y un minuto.
Cuando algo no cuadra, no lo inventa
Esta es la parte que separa un producto usable de una fuente de problemas nuevos.
Si una factura no se lee con claridad, o el proveedor no existe todavía en SAP, la factura no entra. Queda marcada para revisión manual con un mensaje en castellano que explica qué ha pasado. Preferimos que alguien mire cinco facturas raras a que entren cien mal.
Todo queda en un portal donde ves el listado con su estado, filtras por proveedor o por fechas, y mandas la incidencia a soporte con el PDF adjunto de un botón.
Tus datos fiscales no se quedan en ningún sitio
El producto se instala en tu servidor, Windows o Linux, y hablamos con SAP por VPN o por red interna. El único componente externo es el motor de IA, que trabaja sobre infraestructura europea.
Lo importante es qué se guarda y qué no. Los importes, las líneas de factura, las cuentas contables, el número de factura del proveedor, los PDFs y los datos bancarios no se registran en la base de datos del producto en ningún momento. Van del correo a SAP en memoria y se descartan. Lo que queda almacenado es lo mínimo para que el portal funcione: un identificador técnico del proceso, la fecha y la duración, el estado, y el nombre y el CIF del proveedor para poder filtrar.
No es un detalle de letra pequeña. Es lo que hace que puedas usar esto sin abrir un expediente de RGPD.
Qué pasa en una empresa real
El caso típico es una distribuidora industrial con SAP Business One que recibe unas seiscientas facturas de proveedor al mes por correo.
Antes: dos administrativos dedicando parte de su jornada a teclear, siete minutos de media por factura, unas setenta horas al mes en transcripción, cierres que se retrasan de tres a cinco días y erratas ocasionales en CIF e importes.
Después: treinta segundos por factura y sin que nadie esté delante, menos de cinco horas al mes revisando los casos que el sistema ha marcado, cierres puntuales porque el sistema también trabaja el fin de semana, y las pocas facturas problemáticas detenidas antes de llegar a SAP en vez de descubiertas al conciliar.
Cuándo no te compensa
Si recibes veinte o treinta facturas al mes, no lo montes. El ahorro no da para justificar la instalación y el mantenimiento, y te lo diremos nosotros mismos antes de venderte nada.
Tampoco hace magia con lo ilegible. Una factura escaneada torcida, con la tinta corrida o manuscrita se va a revisión manual, que es exactamente donde debe ir.
Y necesita que tu maestro de proveedores en SAP esté razonablemente ordenado. Si tienes el mismo proveedor dado de alta tres veces con CIFs distintos, ese trabajo hay que hacerlo igual, y es mejor hacerlo antes.
Si esto te suena a tu departamento
Cuenta las facturas que recibiste el mes pasado y multiplica por los minutos que tarda tu equipo en meter una. Ese número suele bastar para saber si merece la pena seguir hablando.
Si sale a favor, escríbenos y lo vemos con tu SAP y tus facturas reales, no con una demo preparada.
